in English

REKRYTOINTIREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

Tässä tietosuojaselosteessa kuvaamme, miten Valio Oy (”Valio” tai ”me”) käsittelee Valioon työhakemuksen jättäneiden henkilöiden henkilötietoja rekrytoinnin toteuttamiseksi.

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.

1. Rekisterinpitäjä
   
   Valio Oy (y-tunnus 0116297-6)
   Meijeritie 6
   00370 Helsinki
   
   
2. Yhteystiedot
   
   Jos haluat toteuttaa tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja oikeuksiasi tai jos sinulla on kysyttävää henkilötietojesi käsittelystä, voit ottaa yhteyttä meihin sähköpostitse osoitteeseen privacy.office@valio.fi tai puhelimitse numeroon +358 10 381 2185.
   
   
3. Mihin tarkoituksiin ja millä perusteella käsittelemme henkilötietojasi?
   
   Käsittelemme henkilötietojasi rekrytoinnin toteuttamiseksi. Rekrytointiprosessin tarkoituksena on valita työnhakijoiden joukosta Valion tarpeisiin sopivat henkilöt.
   
   Henkilötietojen käsittelyn perusteena on Valion oikeutettujen etujen toteuttaminen. Valion oikeutetut edut perustuvat Valion ja sinun väliseen asianmukaiseen suhteeseen, joka syntyy jättäessäsi Valiolle työhakemuksen. Henkilötietojen käsitteleminen on välttämätöntä työhakemusten käsittelemiseksi ja rekrytoinnin toteuttamiseksi. Rekrytointiprosessin yhteydessä Valio voi pyytää sinulta suostumusta henkilö- ja soveltuvuusarvion tai turvallisuusselvityksen toteuttamiseksi kansallisen sääntelyn nojalla.
   
   
4. Mitä henkilötietojasi käsittelemme?
   
   Käsittelemme seuraavia henkilötietojasi:
   • nimi, syntymäaika, henkilötunnus, osoite ja sähköpostiosoite;
   • koulutus-, työkokemus ja muu osaamistausta;
   • oma kuvaus osaamisestasi ja soveltuvuudestasi tehtävään, sekä palkkatoive;
   • vapaaehtoisesti antamasi tieto siitä, oletko Suomen kansalainen (Valio käsittelee tätä tietoa mm. sen selvittämiseksi, onko sinulla työlupa);
   • oma-aloitteisesti toimittamasi suosituskirjeet tai suosittelijoiden nimet, asema ja yhteystiedot;
   • oma-aloitteisesti antamasi vapaamuotoiset tiedot, kuten tiedot perhesuhteista, harrastuksista, luottamustoimista, elämäntilanteesta, jne.;
   • rekrytointiin osallistuvien henkilöiden mahdollisesti kirjoittamat yhteenvedot sinusta ja mahdolliset yhteenvedot ilmoittamiesi suosittelijoiden antamista lausunnoista; ja
   • mahdollisesti toteutetun henkilö- ja soveltuvuusarvion tai turvallisuusselvityksen tulokset.
   
   
5. Mistä saamme henkilötietosi?
   
   Keräämme henkilötietojasi sinulta itseltäsi (esimerkiksi rekrytointijärjestelmäämme täyttämäsi tiedot tai sähköpostitse meille lähettämäsi tiedot) ja henkilöarviointeja suorittavilta palveluntuottajilta (jos teemme suostumuksellasi henkilö- ja soveltuvuusarvion).
   
   
6. Ketkä käsittelevät henkilötietojasi ja kenelle luovutamme tietojasi?
   
   Henkilötietojasi käsittelevät vain sellaiset työntekijämme, joiden työtehtäviin se kuuluu. Lisäksi henkilötietojasi käsittelevät kulloinkin käyttämämme alihankkijat (esim. rekrytointijärjestelmän toimittaja ja henkilöarviointeja suorittava palveluntuottaja). Luovutamme henkilöarviointeja suorittaville palveluntuottajille vain sellaisten työnhakijoiden henkilötietoja, jotka ovat edenneet rekrytointiprosessissa henkilöarviointiin asti. Lisäksi luovutamme rekrytointiprosessissa edenneiden työnhakijoiden henkilötietoja viranomaisille, jos työnhakijasta tehdään turvallisuus- tai muu taustatarkistus.
   
   
7. Siirrämmekö henkilötietojasi EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?
   
   Osalla alihankkijoistamme on pääsy henkilötietoihisi EU- ja ETA-alueen ulkopuolelta. Tällaisissa tilanteissa huolehdimme henkilötietojesi siirron lainmukaisuudesta jollakin alla mainituista keinoista:
   
   • varmistamalla, onko Euroopan komissio antanut päätöksen ko. maan tietosuojan tason riittävyydestä;
   • varmistamalla siirron asianmukaiset suojatoimet lain edellyttämällä tavalla, kuten allekirjoittamalla Euroopan komission hyväksymät mallilausekkeet; tai
   • varmistamalla siirron lainmukaisuuden muulla keinolla, kuten pyytämällä nimenomaisen suostumuksesi tietojesi siirtämiseksi.
   
   
   
8. Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi?
   
   Käsittelemme henkilötietojasi rekrytointiprosessin ajan, jonka jälkeen säilytämme henkilötietoja kahden vuoden ajan.
   
   Jos työnhakija valitaan tehtävään, siirrämme rekrytointiprosessin aikana kerätyt perustiedot ja muut työsuhteen kannalta olennaiset henkilötiedot Valion henkilöstörekisteriin.
   
   
9. Miten huolehdimme henkilötietojesi turvallisuudesta?
   
   Huolehdimme henkilötietojesi tietoturvallisuudesta asianmukaisilla hallinnollisilla ja teknisillä suojaustoimilla. Olemme rajanneet henkilötietojen käsittelypiiriä niihin henkilöihin, joiden työtehtäviin kyseisten henkilötietojen käsittely kuuluu. Henkilötietojasi sisältäviin järjestelmiin on pääsy vain erikseen myönnettävillä henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.
   
   
10. Mitä oikeuksia sinulla on?
    
    Sinulla on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti koska tahansa oikeus:
    
    • saada pääsy henkilötietoihisi (tarkastusoikeus);
    • vaatia epätarkkojen ja virheellisten henkilötietojesi oikaisemista tai henkilötietojesi täydentämistä;
    • vastustaa henkilötietojesi käsittelyä (siltä osin kuin Valio käsittelee henkilötietojasi oikeutetun edun perusteella);
    • peruuttaa henkilötietojen käsittelyyn antamasi suostumus (siltä osin kuin Valio käsittelee henkilötietojasi suostumuksen perusteella);
    • vaatia henkilötietojensa poistamista; ja
    • vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista (esimerkiksi siksi ajaksi, kun odotat vastausta henkilötietojesi oikaisemista koskevaan pyyntöön).
    
    
    Jos vastustat henkilötietojesi käsittelyä, yksilöi pyynnössäsi peruste, jonka nojalla vastustat henkilötietojesi käsittelyä. Jos vastustat henkilötietojesi käsittelyä, johtaa se siihen, että emme voi käsitellä työhakemustasi, emmekä voi siten ottaa sinua huomioon rekrytoinnissa.
    
    Sinun on tehtävä oikeuksiensa toteuttamista koskeva pyyntö kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. Voimme pyytää sinua varmentamaan henkilöllisyytesi tai tarkentamaan pyyntöäsi ennen pyynnön toteuttamista. Voimme myös kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta tietosuojalainsäädännössä säädetyllä perusteella, jolloin ilmoitamme kyseisen perusteen sinulle.
    
    
11. Oikeutesi tehdä valitus valvontaviranomaiselle
    
    Sinulla on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle, jos katsot, että emme ole käsitelleet henkilötietojasi soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Voit tehdä valituksen sen jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa vakituinen asuinpaikkasi tai työpaikkasi sijaitsee, tai jossa väitetty tietosuojalainsäädännön rikkominen on tapahtunut.
    
    Versio 2, päivitetty 13.2.2025
    
    Muutokset tietosuojaselosteeseen:
    
    Helmikuu 2025: Olemme tehneet seuraavat muutokset tietosuojaselosteeseen: päivittäneet yhteystiedot-kohtaa; päivittäneet tietosuojaselostetta henkilötietojen siirron osalta; yhdistäneet rekisteröidyn oikeuksien kuvaamisen yhteen kappaleeseen; selkiyttäneet selosteen kieltä ja tiivistäneet sisältöä luettavuuden helpottamiseksi.