in English

REKRYTOINTIREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

Tässä tietosuojaselosteessa kuvaamme, miten Valio Oy (”Valio”) käsittelee Valioon työhakemuksen jättäneiden henkilöiden henkilötietoja rekrytoinnin toteuttamiseksi. Työnhakijoista käytämme tässä tietosuojaselosteessa myös nimitystä ”rekisteröity”.

Valio voi päivittää tätä tietosuojaselostetta aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Valio tiedottaa rekisteröityjä tämän tietosuojaselosteen olennaisista muutoksista.

1. Rekisterinpitäjä
   
   Valio Oy (y-tunnus 0116297-6)
   Meijeritie 6
   00370 Helsinki
   
   
2. Yhteyshenkilö
   
   Tietosuojavastuullinen: privacy.office@valio.fi, +358 10 381 2185, postiosoite: Tietosuojavastuullinen Valio Oy, Meijeritie 6, 00370 Helsinki.
   
   Rekisteröity voi ottaa yhteyttä Valion tietosuojavastuulliseen kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseen liittyvissä tilanteissa.
   
   
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperuste
   
   Valio käsittelee rekisteröityjen henkilötietoja rekrytoinnin toteuttamiseksi. Rekrytointiprosessin tarkoituksena on valita työnhakijoiden joukosta Valion tarpeisiin sopivat henkilöt.
   
   Henkilötietojen käsittelyn perusteena on Valion oikeutettujen etujen toteuttaminen. Valion oikeutetut edut perustuvat Valion ja rekisteröidyn väliseen asianmukaiseen suhteeseen, joka syntyy rekisteröidyn jättäessä Valiolle työhakemuksen. Rekisteröityjen henkilötietojen käsitteleminen on välttämätöntä työhakemusten käsittelemiseksi ja rekrytoinnin toteuttamiseksi. Rekrytointiprosessin yhteydessä Valio voi pyytää rekisteröidyltä suostumusta henkilö- ja soveltuvuusarvion tai turvallisuusselvityksen toteuttamiseksi kansallisen sääntelyn nojalla.
   
   
4. Käsiteltävät henkilötiedot
   
   Valio käsittelee seuraavia henkilötietoja rekisteröidyistä:
   • nimi, syntymäaika, henkilötunnus, osoite ja sähköpostiosoite;
   • koulutus-, työkokemus ja muu osaamistausta;
   • rekisteröidyn oma kuvaus osaamisestaan ja soveltuvuudestaan tehtävään, sekä palkkatoive;
   • rekisteröidyn vapaaehtoisesti antama tieto siitä, onko hän Suomen kansalainen (Valio käsittelee tätä tietoa mm. sen selvittämiseksi, onko rekisteröidyllä työlupa);
   • rekisteröidyn oma-aloitteisesti toimittamat suosituskirjeet tai suosittelijoiden nimet, asema ja yhteystiedot;
   • rekisteröidyn oma-aloitteisesti antamat vapaamuotoiset tiedot, kuten tiedot perhesuhteista, harrastuksista, luottamustoimista, elämäntilanteesta, jne.;
   • rekrytointiin osallistuvien henkilöiden mahdollisesti kirjoittamat yhteenvedot rekisteröidystä ja mahdolliset yhteenvedot rekisteröidyn ilmoittamien suosittelijoiden antamista lausunnoista; ja
   • mahdollisesti toteutetun henkilö- ja soveltuvuusarvion tai turvallisuusselvityksen tulokset.
   
   
5. Tietolähteet
   
   Valio kerää henkilötietoja rekisteröidyltä itseltään ja henkilöarviointeja suorittavilta palveluntuottajilta. Valio kerää henkilötietoja osana avointen työpaikkojen hakuprosessia, jolloin rekisteröity kirjaa henkilötietonsa suoraan Valion käyttämään rekrytointijärjestelmään. Tämän lisäksi Valio kerää rekisteröityjen sähköpostitse lähettämiä avoimia työpaikkahakemuksia.
   
   
6. Henkilötietojen vastaanottajat
   
   Valio siirtää rekisteröityjen henkilötietoja rekrytointijärjestelmän toteuttavalle palveluntarjoajalle ja henkilöarviointeja suorittaville palveluntuottajille, jotka käsittelevät henkilötietoja Valion toimeksiannosta ja lukuun. Valio luovuttaa henkilöarviointeja suorittaville palveluntuottajille vain sellaisten rekisteröityjen henkilötietoja, jotka ovat edenneet rekrytointiprosessissa henkilöarviointiin asti. Lisäksi Valio luovuttaa rekrytointiprosessissa edenneiden rekisteröityjen henkilötietoja viranomaisille, jos rekisteröidystä tehdään turvallisuus- tai muu taustatarkistus.
   
   
7. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
   
   Valio ei siirrä henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
   
   
8. Henkilötietojen säilytysaika
   
   Valio käsittelee rekisteröityjen henkilötietoja rekrytointiprosessin ajan, jonka jälkeen Valio säilyttää henkilötietoja kahden vuoden ajan.
   
   Jos työnhakija valitaan tehtävään, Valio siirtää rekrytointiprosessin aikana kerätyt perustiedot ja muut työsuhteen kannalta olennaiset henkilötiedot Valion henkilöstörekisteriin.
   
   
9. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
   
   Valio huolehtii henkilötietojen tietoturvallisuudesta asianmukaisilla hallinnollisilla ja teknisillä suojaustoimilla. Valio on rajannut henkilötietojen käsittelypiiriä niihin henkilöihin, joiden työtehtäviin kyseisten henkilötietojen käsittely kuuluu. Rekisteröidyn henkilötietoja sisältäviin järjestelmiin on pääsy vain erikseen myönnettävillä henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.
   
   Valion käsittelemiä henkilötietoja sisältävät järjestelmät ja tietokannat sijaitsevat palvelimilla, joita Valio säilyttää lukituissa tiloissa, ja joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja työtehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Valio on suojannut palvelimet ja tietoverkot asianmukaisella palomuurilla ja muilla teknisillä suojauksilla. Palvelintilat on suojattu kulunvalvontajärjestelmillä.
   
   
10. Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
    
    Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Jos rekisteröity vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, johtaa se siihen, että Valio ei voi käsitellä rekisteröidyn työhakemusta, eikä Valio voi siten ottaa rekisteröityä huomioon rekrytoinnissa.
    
    Rekisteröidyn on esitettävä vastustamista koskeva vaatimuksensa kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. Rekisteröidyn on pyynnön esittämisen yhteydessä yksilöitävä se henkilökohtainen erityiseen tilanteeseensa liittyvä peruste, jonka nojalla hän vastustaa henkilötietojensa käsittelyä (esimerkiksi, että rekisteröity ei ole enää kiinnostunut kyseisestä työpaikasta). Valio voi pyytää rekisteröityä varmentamaan henkilöllisyytensä tai tarkentamaan vaatimustaan ennen pyynnön toteuttamista. Valio voi myös kieltäytyä rekisteröidyn pyynnön toteuttamisesta tietosuojalainsäädännössä säädetyllä perusteella, jolloin Valio ilmoittaa kyseisen perusteen rekisteröidylle.
    
    
11. Rekisteröidyn muut oikeudet
    
    Rekisteröidyllä on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti koska tahansa oikeus:
    • saada pääsy henkilötietoihinsa (tarkastusoikeus);
    • vaatia epätarkkojen ja virheellisten henkilötietojensa oikaisemista tai henkilötietojensa täydentämistä;
    • vaatia henkilötietojensa poistamista; ja
    • vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista (esimerkiksi siksi ajaksi, kun rekisteröity odottaa vastausta henkilötietojensa oikaisemista koskevaan pyyntöön).
    
    Rekisteröidyn on tehtävä oikeuksiensa toteuttamista koskeva pyyntö kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. Valio voi pyytää rekisteröityä varmentamaan henkilöllisyytensä tai tarkentamaan pyyntöään ennen pyynnön toteuttamista. Valio voi myös kieltäytyä rekisteröidyn pyynnön toteuttamisesta tietosuojalainsäädännössä säädetyllä perusteella, jolloin Valio ilmoittaa kyseisen perusteen rekisteröidylle.
    
    
12. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
    
    Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että Valio ei ole käsitellyt henkilötietoja soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Rekisteröity voi tehdä valituksen sen jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn vakituinen asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, tai jossa väitetty tietosuojalainsäädännön rikkominen on tapahtunut.